Источник публикации: «Главбух», 2019, № 17
Теперь все работники обязаны слушаться главбуха, когда дело касается первички. В Законе о бухучете появилось новое правило. В интернете полемика: бухгалтеры опасаются, что новые полномочия влекут и повышенные риски. Так ли это, «Главбух» разобрался вместе с экспертами по бухучету и юристами.
Новая норма в Законе о бухучете гласит: письменные требования главбуха или другого лица, которое ведет учет, обязательны для работников компании. Речь идет о требованиях главбуха правильно оформлять документы и вовремя передавать их в бухгалтерию. Поправки действуют с 26 июля 2019 года (Федеральный закон от 26.07.2019 № 247-ФЗ).
Такое же правило было в прежнем Законе о бухучете, который действовал до 2013 года. Когда приняли Закон № 402-ФЗ, это правило исключили, а сейчас опять вернули. У бухгалтеров и экспертов новая норма вызвала четыре принципиальных вопроса. Читайте далее ответы на эти вопросы и смотрите образец письменных требований к первичке, которые работают на главбуха, а не против него.
Разве поправки гарантируют, что бухгалтерия получит правильную первичку?
Бухгалтеры сомневаются, что новая норма закона будет идеально работать на практике. Слабо верится, что менеджеры и подотчетники благодаря ей станут вдруг с первого раза приносить в бухгалтерию правильные документы, причем вовремя. Работники обычно выполняют те правила, за нарушение которых могут наказать. Но как главбух может наказать менеджеров или коммерческого директора, который не принес авансовый отчет по командировке? Главбуху эти работники не подчиняются. Получается, что без поддержки директора заставить всех выполнять требования бухгалтерии проблематично. Об этом говорят и эксперты по бухучету.
Тем не менее плюс в новой норме все же есть. Ее появление — удачный повод для того, чтобы обратиться к директору с предложением навести порядок в документообороте. Ссылайтесь на изменения в Законе о бухучете. Попросите директора подписать документы, которые реально помогут вам решать проблемы с первичкой. Что это за спасительные документы, узнаете дальше.
Комментарий эксперта:
Алексей Иванов, доцент, заместитель заведующего кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита по научной работе Южно-Уральского государственного университета, к. э. н.
«Работа по наведению порядка в документах и документообороте бывает успешной только при активном участии директора. Поэтому не думаю, что новая норма закона об обязательности требований главбуха обеспечит полноту и достоверность отчетности, как заявили ее разработчики».
Если у главбуха стало больше полномочий, значит, риски тоже выше?
Главбухи опасаются: раз стало больше власти, то прибавилось и ответственности. Если главбух письменно сформулирует свои требования к документообороту, то будет отвечать за все ошибки, в том числе платить штраф из собственного кармана. На самом деле это не так.
Риски штрафов часто связаны с тем, что в учете компании проходит недостоверная первичка или с опозданием отражаются доходы. На этот счет в Законе о бухучете по-прежнему есть выгодные для главбуха нормы. Вот они, их никто не отменял.
Работник, который оформил первичку, обеспечивает достоверность ее данных и своевременную передачу в бухгалтерию. Главный бухгалтер не отвечает за достоверность первички, которую составил кто-то другой (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
С главбуха не должны требовать личный штраф, если отчетность исказили из-за недостоверности первички, которую составили другие лица, или из-за несвоевременной передачи документов для регистрации в учете (примечание 1.1 к ст. 15.11 КоАП).
Тот факт, что первичку оформил не главбух, подтверждают подписи на этом документе. Дату, когда документы попали в бухгалтерию, можно фиксировать. Например, в реестре, по которому менеджеры будут передавать документы в бухгалтерию. Другой вариант — завести специальный журнал регистрации документов.
Таким образом, документ с требованиями главбуха к первичке не должен привести к дополнительным рискам. Так считают и налоговые юристы. Наоборот, документ удобен, так как вы можете ссылаться на него. Во-первых, в переписке с работниками, чтобы получить недостающие документы или исправить первичку. Во-вторых, на проверке, если инспекторы выявят занижение налогов. Документ, в котором вы установите ответственных за первичку и сроки ее передачи, дополнительно подтвердит, что вы не должны платить административный штраф за нарушения в учете.
Комментарий юриста:
Владислав Брызгалин, управляющий партнер, директор группы компаний «Налоговый щит»
«Считаю, что новая норма об обязательности требований главбуха не влечет для него дополнительной ответственности. Напротив, она позволит доказывать, что документы оформили или представили не вовремя в нарушение требований главбуха. Значит, ошибки в учете возникли не по его вине».
Новая бумажка с требованиями обязательна или можно обойтись без нее?
Коллеги рассудили: раз в законе теперь сказано о письменных требованиях к первичке, всем главбухам придется составить новую бумагу. Разберемся, так ли это.
По общему правилу компания утверждает порядок документооборота в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Допустим, в учетной политике вы уже закрепили ответственных за первичку и сроки передачи ее в бухгалтерию. Работникам выдали инструкции, как заполнять документы. Значит, вы уже сформулировали требования к первичке. Может быть, по факту их и не выполняют, но это уже другой вопрос. К нему вернемся позже.
Возьмем другую ситуацию. В учетной политике компании нет требований к срокам передачи документов. Тогда вы можете закрепить их в любом документе. Например, составить график документооборота. Чтобы минимизировать ошибки в первичке, можно разработать инструкции для менеджеров и других работников.
Еще один вариант — составить регламент, в котором закрепить все требования к первичке, в том числе сроки передачи в бухгалтерию. Фрагмент такого регламента — в образце 1. Расширенный вариант — в электронной версии статьи. →e.glavbukh.ru
Возможно, в компании уже есть положения о командировках и выдаче денег под отчет. Тогда правила для первички по командировкам и подотчетным можно установить в этих же документах.
Считаете, что дополнительные бумаги по правилам для первички в вашей компании не нужны? Не составляйте их. Новый закон не обязывает это делать.
Как сделать, чтобы требования главбуха выполнялись?
Главбуху напрямую подчиняются только сотрудники бухгалтерии. В таких условиях не так просто добиться, чтобы требования к первичке выполняли другие работники. Но кое-что все же в ваших силах.
Утвердите бумагу с требованиями к первичке у директора. Настаивайте, чтобы в должностных инструкциях менеджеров закрепили обязанность правильно оформлять первичку или получать документы от поставщика и вовремя передавать в бухгалтерию (образец 2 →39). В должностную инструкцию главбуха включите право требовать выполнения правил по первичке (образец 3 →39).
Чтобы стимулировать менеджеров выполнять требования к первичке, добавьте специальное условие в положение о премировании (образец 4 →39). Напишите, что бонусы менеджерам начисляются, только если они вовремя сдали документы в бухгалтерию.
Ольга Солдатова, ведущий эксперт журнала «Главбух»
Печать
