Бывает, что работники ездят по делам компании на личных автомобилях. Тогда фактический срок командировки нужно указать в служебной записке, которую они должны представить, вернувшись из поездки. К авансовому отчету также надо приложить документы, которые подтверждают использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно.
Как определить срок командировки
Фактический срок командировки работодатель определяет по проездным документам, которые представляет сотрудник, вернувшись из служебной поездки. Это закреплено в пункте 7 Правил об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749. Но если работник ездил в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле), проездные документы отсутствуют. Какие бумаги подтвердят срок поездки?
Какие документы понадобятся
Минфин России указал, что срок пребывания в командировке работник должен указать в служебной записке, которую надо приложить к авансовому отчету.
Однако, по мнению финансового ведомства, служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Поэтому одной лишь записки для учета командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет недостаточно.
Финансисты рекомендуют прикладывать к служебной записке оправдательные документы, которые подтверждают использование транспорта работника для проезда к месту командирования и обратно, а именно:
— путевой лист;
— счета на оплату гостиничных услуг, питания и пр.;
— квитанции;
— кассовые чеки, в том числе АЗС, расположенные по пути следования автотранспорта, и др.
Данный перечень не является исчерпывающим (ст. 252 НК РФ), поэтому срок фактического нахождения работника в командировке также можно подтвердить:
— приказом о направлении сотрудника в командировку с указанием того, что для поездки он использует личный транспорт;
— протоколами административных правонарушений и постановлениями о наложении штрафов за нарушения ПДД в пути следования до места командировки и обратно;
— командировочным удостоверением (несмотря на то что с 8 января 2015 года этот документ не нужно оформлять, по желанию работодателя его можно использовать).
Если компания соберет все указанные документы, она без труда сможет подтвердить факт служебной командировки работника. И не только. С помощью этих бумаг можно подтвердить то, что для проезда в командировку работник использовал свой личный транспорт, а следовательно, легко обосновать расходы сотрудника, связанные с такой поездкой.