Какими документами сотрудник должен подтвердить срок командировки, в которую отправился на своей машине / Комментарий к письму Минфина РФ от 20.04.15 № 03-03-06/22368

Бывает, что работники ездят по делам компании на личных автомобилях. Тогда фактический срок командировки нужно указать в служебной записке, которую они должны представить, вернувшись из поездки. К авансовому отчету также надо приложить документы, которые подтверждают использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно.

 

Как определить срок командировки

Фактический срок командировки работодатель определяет по проездным документам, которые представляет сотрудник, вернувшись из служебной поездки. Это закреплено в пункте 7 Правил об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749. Но если работник ездил в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле), проездные документы отсутствуют. Какие бумаги подтвердят срок поездки?

 

Какие документы понадобятся 

Минфин России указал, что срок пребывания в командировке работник должен указать в служебной записке, которую надо приложить к авансовому отчету.

Однако, по мнению финансового ведомства, служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Поэтому одной лишь записки для учета командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет недостаточно.

Финансисты рекомендуют прикладывать к служебной записке оправдательные документы, которые подтверждают использование транспорта работника для проезда к месту командирования и обратно, а именно:

— путевой лист;
— счета на оплату гостиничных услуг, питания и пр.;
— квитанции;
— кассовые чеки, в том числе АЗС, расположенные по пути следования автотранспорта, и др.

Данный перечень не является исчерпывающим (ст. 252 НК РФ), поэтому срок фактического нахождения работника в командировке также можно подтвердить:

— приказом о направлении сотрудника в командировку с указанием того, что для поездки он использует личный транспорт;
— протоколами административных правонарушений и постановлениями о наложении штрафов за нарушения ПДД в пути следования до места командировки и обратно;
— командировочным удостоверением (несмотря на то что с 8 января 2015 года этот документ не нужно оформлять, по желанию работодателя его можно использовать).

Если компания соберет все указанные документы, она без труда сможет подтвердить факт служебной командировки работника. И не только. С помощью этих бумаг можно подтвердить то, что для проезда в командировку работник использовал свой личный транспорт, а следовательно, легко обосновать расходы сотрудника, связанные с такой поездкой.

Понравилась статья? Сохрани в своей соцсети!

Читайте также:

Придется ли в 2020 году платить больше налога на имущество? В журнале «ПНП» опубликована статья управляющего партнера ГК «Налоговый щит» Владислава Брызгалина, в которой он проанализировал изменения по налогу на имущество

С 2014 года компании платят налог на имущество по кадастровой стоимости. Раньше это касалось только торговых центров, офисно-деловых зданий, помещений в них и жилых домов в собственности. Законодатели добавили в список «иные объекты» (Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ). Если…

Подробнее
Имеют ли территориальные налоговые органы право на осуществление ценового контроля в отношении сделок между взаимозависимыми лицами? / Управляющий партнёр ГК «Налоговый щит» Владислав Брызгалин проанализировал позиции ВС РФ

Бывает, что работники ездят по делам компании на личных автомобилях. Тогда фактический срок командировки нужно указать в служебной записке, которую они должны представить, вернувшись из поездки. К авансовому отчету также надо приложить документы, которые подтверждают использование транспорта для проезда к…

Подробнее
Имеют ли территориальные налоговые органы право на осуществление ценового контроля в отношении сделок между взаимозависимыми лицами? / Управляющий партнёр ГК «Налоговый щит» Владислав Брызгалин проанализировал позиции ВС РФ

Сразу два судебных акта, посвященных вопросу о праве территориальных налоговых органов на осуществление контроля в отношении цен в неконтролируемых сделках между взаимозависимыми лицами, принял Верховный Суд РФ. И если в Решении от 01.02.2016 № АКПИ15-1383, которым отказано в удовлетворении административного…

Подробнее

Наш сайт использует файлы cookies, чтобы улучшить работу и повысить эффективность сайта. Продолжая работу с сайтом, вы соглашаетесь с использованием нами cookies и политикой конфиденциальности.

Принять